Privacybeleid

Privacybeleid der Studievereniging T.W.I.S.T.

Versie 14/09/2020

Studievereniging T.W.I.S.T. verwerkt verscheidene persoonsgegevens van haar leden. De vereniging draagt grote zorg voor goede beveiliging en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en gevoelige informatie. Daarbij zijn wij bij wet verplicht om op de juiste manier met deze gegevens om te gaan en willen wij graag transparant zijn over hoe dat precies gebeurt. In dit document staat daarom beschreven welke gegevens de vereniging precies verwerkt, op welke manier en wie daar toegang toe heeft. 

T.W.I.S.T. verzamelt gegevens van haar leden en vrienden, twee groepen die nader aangeduid zullen worden als ‘de leden’. De vereniging verzamelt of gebruikt geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze voorwaarden, tenzij u hier van tevoren toestemming voor heeft gegeven. Eventuele aanpassingen in het privacybeleid zullen worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering van de vereniging. 

Heeft u na het lezen van dit document nog vragen, neem dan contact op met de verantwoordelijke binnen het bestuur via voorzitter@studieverenigingtwist.nl.  

Welke gegevens verzamelen wij?
Studievereniging T.W.I.S.T. verzamelt verschillende gegevens van haar leden. De belangrijkste categorie is de persoonsgegevens, die leden bij inschrijving aan de vereniging verstrekken. De volgende gegevens worden door studievereniging T.W.I.S.T. bewaard:

Voor- en achternaamOm onderscheid tussen leden uit te kunnen drukken.
GeboortedatumOm te bepalen of een lid jonger is dan 18 jaar, wat van belang is bij het naleven van de wet.
TelefoonnummerOm in contact te komen in geval van nood, en voor verheldering van onduidelijkheden en/of vragen wanneer andere manieren ontoereikend zijn.
E-mailadresOm in contact te komen en om nieuwsbrieven, uitnodigingen voor Algemene Ledenvergaderingen en andere informatie te versturen.
AdresVoor het opsturen van documenten, zoals het verenigingsblad, en voor de automatische incasso van de contributie.
IBANOm het jaarlijkse lidmaatschapsgeld te kunnen afschrijven via automatische incasso en om toekomstige betalingen makkelijker te laten verlopen.
Start van het lidmaatschapOm onderscheid te maken tussen eerste- en ouderejaars leden (en studenten, in combinatie met de ingevulde studie).
StudieprogrammaOm onderscheid te maken tussen bachelor- en masterstudenten alsook studenten met een niet-taalwetenschappelijke achtergrond.
VoorkeurstaalOm leden in de juiste taal te kunnen aanspreken.

Deze persoonsgegevens worden aan de vereniging verstrekt door middel van het inschrijvingsformulier. Het bestuur en de commissies behouden zich het recht voor om bij aanmelding van activiteiten aanvullende gegevens te vragen van de leden, mits relevant voor de activiteit (zoals eetwensen). De omgang met deze gegevens verloopt iets anders dan de hierboven genoemde persoonsgegevens, zoals verderop nog gespecificeerd zal worden. 

Website
Op onze website wordt bovendien het klikgedrag van de websitebezoekers bijgehouden, evenals informatie over de gebruikte apparatuur en informatie over het verblijf van de websitebezoeker op de site. De gegevens hiervan worden geanonimiseerd door onze website host WordPress en zijn niet te herleiden tot de identiteit van de websitebezoeker. De verzamelde gegevens worden uitgezet in statistieken waarmee de effectiviteit van de aangeboden informatie en de navigatiestructuur van de website worden beoordeeld. Het doel hiervan is het optimaliseren van de inrichting van de website, zodat Studievereniging T.W.I.S.T. de verstrekking van informatie aan haar leden via de website van optimaliseren. 

Foto’s
T.W.I.S.T. maakt tijdens haar activiteiten foto’s van de aanwezige leden. Deze foto’s dienen als sfeerimpressie en kunnen door leden van de vereniging worden bekeken via een vergrendelde pagina op de website. De vereniging behoudt zich het recht toe om een selectie van foto’s voor promotiedoeleinden te gebruiken, op bijvoorbeeld social media of de site. Leden die bezwaar hebben tegen een gemaakte foto kunnen dit indienen bij de assessor intern (assessor@studieverenigingtwist.nl), die de foto zal verwijderen. Ook leden die over het algemeen liever niet op de foto verschijnen kunnen dit bij de assessor aangeven. 

Reünisten
Sinds 2018-2019 houdt T.W.I.S.T. een reünistenbestand bij. Dit is een lijst van oudleden die graag in contact blijven met T.W.I.S.T. om op de hoogte gehouden te worden over reünies en carrière-evenementen waar ze ons zouden kunnen helpen met hun ervaring. De optie om reünist te worden, wordt aangeboden wanneer leden zich uitschrijven. Geïnteresseerden vullen een apart formulier in om reünist te worden. Zij geven daarmee toestemming aan T.W.I.S.T. om de volgende informatie te bewaren.

 

Voor- en achternaamOm onderscheid tussen reünisten uit te kunnen drukken.
E-mailadresOm in contact te komen met de reünist.
Start van het lidmaatschapOm te zien wanneer en voor hoe lang reünisten lid zijn geweest.
BeroepOm ons in staat te stellen om reünisten met diverse beroepen uit te nodigen voor carrière-evenementen.
StudieOm inzicht te krijgen in de taalwetenschappelijke achtergrond van de reünist, wat relevant is voor carrière-evenementen.
VoorkeurstaalOm reünisten in de juiste taal te kunnen aanspreken.

Wanneer een aspirant-reünist het ingevulde formulier met persoonlijke gegevens opstuurt naar de secretaris, zal deze de informatie toevoegen aan het reünistenbestand, dat geheel apart bestand is en geen onderdeel van de ledenlijst. 

De persoonlijke gegevens van reünisten worden op dezelfde manier bewaard en verwerkt als die van leden. U wordt naar die sectie verwezen voor meer informatie.

Hoe worden uw gegevens bewaard?
De persoonsgegevens worden opgeslagen in de administratie van het bestuur, ook wel de ledenlijst genoemd. De ledenlijst wordt bewaard op een opslagruimte in de cloud die alleen toegankelijk is voor de huidige bestuursleden. Het bestuur gebruikt hiervoor het programma OneDrive. Persoonsgegevens zijn op deze manier alleen inzichtelijk voor het huidige bestuur. 

Gmail
Studievereniging T.W.I.S.T. gebruikt Gmail om e-mails aan haar leden te versturen. E-mailadressen van leden worden automatisch in dit programma opgeslagen om het versturen van mails voor het bestuur te vergemakkelijken. De mailaccounts van de verschillende bestuursleden zijn allen vergrendeld met een two-step identificatie. Ook worden de wachtwoorden van alle e-mailaccounts minstens 1 keer per half jaar gewijzigd. Om de unieke domeinnaam @studieverenigingtwist.nl te gebruiken, worden binnenkomende en uitgaande mails doorgestuurd naar het programma Hostinger. 

Mailchimp
Studievereniging T.W.I.S.T. maakt ook gebruik van Mailchimp, een e-mailmarketingdienst die gebruikt kan worden in Gmail. Er zijn drie redenen waarom T.W.I.S.T. Mailchimp gebruikt. Ten eerste, e-mails kunnen worden samengesteld in een sjabloon, waardoor ze er overzichtelijker en professioneler uitzien. Ten tweede, e-mails die naar grote groepen mensen gestuurd worden, kunnen op de ontvanger afgesteld worden. Dit is onmisbaar voor de jaarlijkse ledencheck, waarbij persoonlijke gegevens moeten worden gecheckt. De laatste belangrijke reden om Mailchimp te gebruiken is om het aantal mailtjes dat in de spam belandt te verlagen. Mailchimp zal normaal gesproken alleen gebruikt worden voor massa-mails zoals de maandmail. 

Om gebruik te kunnen maken van Mailchimp, heeft het toegang nodig tot de persoonlijke gegevens van T.W.I.S.T.’s contacten in Gmail. Deze gegevens behelzen de namen en e-mailadressen van de leden. Mailchimp heeft geen directe toegang tot de ledenlijst van T.W.I.S.T. Echter, voor de jaarlijkse ledencheck worden de persoonlijke gegevens opgehaald uit een bestand dat verwerkt wordt in Mailchimp. Speciaal voor de ledencheck wordt een aparte mailinglist opgesteld, en deze wordt verwijderd zodra de ledencheck afgerond is. Volgens Mailchimp’s eigen privacybeleid wordt zulke informatie geanonimiseerd of verwijderd wanneer Mailchimp niet langer een legitieme zakelijke reden heeft om het te verwerken. De daadwerkelijke inhoud van verzonden e-mails wordt alleen gelezen door personeel van Mailchimp in het geval dat hun algoritmes aanwijzingen vinden dat e-mails Mailchimp’s gebruikersvoorwaarden schenden. T.W.I.S.T. heeft de “Social profiles” en “data analytics projects” uit staan en de AVG-setting aan staan om de hoeveelheid gedeelde informatie zo beperkt mogelijk te houden. 

Mailchimp haalt de voorwaarden die gesteld zijn door de AVG voor ons om wettig persoonlijke gegevens uit de EU naar Mailchimp te sturen en voor Mailchimp om die gegevens wettig te ontvangen en verwerken. Mailchimp kan bepaalde persoonlijke gegevens delen met derde partijen. Wanneer het dit doet, neemt Mailchimp stappen om informatie te beschermen door die derde partijen te verplichten om een contract met Mailchimp op te stellen dat ze verplicht om de persoonlijke informatie die zij ontvangen te gebruiken om een manier die overeenkomt met het privacybeleid van Mailchimp en de privacywetten die van kracht zijn.  

De veiligheidsmaatregelen die Mailchimp neemt om gegevens te beschermen, vindt u hier

Het volledige privacybeleid van Mailchimp zelf, vindt u hier.

WordPress
De site van Studievereniging T.W.I.S.T. is een site van WordPress. Aan leden wordt een profiel verstrekt om ook het vergrendelde deel van de site te bezoeken. Profielen worden gecreëerd door de assessor intern nadat een lid zich heeft ingeschreven. Om een profiel aan te kunnen maken, wordt het emailadres van het desbetreffende lid ingevoerd in de WordPress database. Hierop krijgt het lid per email een uitnodiging om zijn wachtwoord en gebruikersnaam te wijzigen, waardoor het profiel geactiveerd wordt. Profielen worden alleen verstrekt aan leden en binnen een jaar na uitschrijving door de assessor intern verwijderd, waardoor het uitgeschreven lid de site niet meer kan bezoeken. 

ING
Studievereniging T.W.I.S.T. heeft een zakelijke rekening bij de ING bank. Wanneer u bij T.W.I.S.T. een incassoformulier (SEPA) invult, stuurt T.W.I.S.T. eenmaal jaarlijks een bestand naar de ING met daarin uw naam, adres (straat, huisnummer en postcode), rekeningnummer, BIC-code van jouw bank en het land van uw bank naar de ING om de jaarlijkse contributie te kunnen incasseren. Mocht het incasseren niet goed gaan, is de penningmeester gemachtigd de gegevens opnieuw naar de ING op te sturen. 

Google Forms

Aanvullende gegevens die nodig zijn voor activiteiten worden door de organiserende instantie (bestuur of commissie) verworven door middel van een Google Form. Dit online formulier is tevens de wijze van aanmelding voor deze activiteit. De benodigde gegevens worden in de Google Form bewaard en, indien nodig, overgezet naar de OneDrive van de betreffende commissie of bestuur. 

Foto’s
Foto’s van activiteiten worden geplaatst in een OneDrive-map, aangemaakt door de assessor. Deze OneDrive is alleen toegankelijk voor leden en te vinden op de site. Je hebt een profiel nodig om dit deel van de site te bezoeken.

In sommige gevallen slaat studievereniging T.W.I.S.T. gegevens op in een of meer eigen bestanden. Wanneer dit aan de orde is zijn deze bestanden streng versleuteld middels een wachtwoord. Papieren met daarop persoonsgegevens worden altijd opgeborgen in afgesloten kasten. 

Wie heeft er toegang tot (een deel van) uw gegevens?
Bestuur – De ledenlijst, waarin de persoonsgegevens worden bewaard, is alleen toegankelijk voor bestuursleden. Het bestuur heeft inzicht in deze gegevens om een goed overzicht te houden van de ledenpopulatie, incasso’s uit te voeren, leden te benaderen voor informatieverstrekking of vragen en om lidmaatschap te kunnen verifiëren. Het geanonimiseerde klikgedrag op de site is inzichtelijk voor de assessor intern en de vice-assessor intern om de site zo functioneel mogelijk te maken. Op het moment dat het f.t.-bestuur ingestemd is op de Instem-ALV, verkrijgen zij dezelfde rechten als het huidige bestuur.

Commissies – Commissies mogen de namen en e-mailadressen van leden opvragen bij het bestuur. In elke commissie zit minstens één bestuurslid, die deze gegevens kan verwerken voor de commissie. De commissie heeft deze gegevens nodig om contact op te nemen met leden over aankomende activiteiten en het eventueel indelen van deelnemende personen in groepen. Als een commissie andere gegevens nodig heeft dan namen en e-mailadressen, is het bestuur niet bevoegd deze te delen. Op deze manier beperkt het bestuur de toegang tot gevoelige persoonsgegevens zoveel mogelijk. De commissie dient de benodigde gegevens bij aanmelding voor de activiteit aan leden te vragen. Wanneer een persoon zich opgeeft, geeft deze tevens toestemming voor het verwerken van de gegevens door de desbetreffende commissie. De enige uitzondering op deze regel is de RedacCie-commissie. Leden die het maandblad per post willen ontvangen krijgen deze thuis toegestuurd. Het bestuurslid actief in de RedacCie-commissie is bevoegd om de adressen van leden te delen met de commissie, mits de leden expliciet hebben aangegeven het maandblad per post te willen ontvangen.

TWubjes – Een TWubje heeft geen toegang tot persoonlijke informatie van de leden.

Adviesorganen – De KasCommissie, bestaande uit twee oud-penningmeesters van de vereniging, checkt tweemaal per jaar de begroting en financiële boekhouding van het bestuur. Deze controle is ingesteld om aan leden te garanderen dat de boekhouding van de vereniging klopt. Het adviesorgaan kan in haar functie rekeningnummers en persoonsnamen voor ogen krijgen, die de vereniging per wet verplicht is te bewaren. De KasCommissie is niet gemachtigd deze persoonsgegevens te verwerken, bewaren of gebruiken. Haar voornaamste taak is de inzage van de boekhouding, verder adviseert ze de huidige penningmeester. Het andere adviesorgaan, de Raad van Advies, heeft geen recht op inzage van gevoelige persoonsgegevens. 

Leden – Foto’s van activiteiten zijn beschikbaar voor alle leden via de website. Om de foto’s te bekijken dient een lid ingelogd te zijn. Namen van commissieleden worden op de site gepubliceerd zodat leden contact op kunnen nemen met een commissie, mochten zij dat willen. De naam van een commissielid kan op diens verzoek geanonimiseerd worden of niet op de site verschijnen. 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Persoonsgegevens worden na uitschrijving maximaal 2 jaar bewaard. Meer informatie over de procedure van uitschrijving vindt u hier. Een bestuur is gemachtigd de ledenlijst van het voorgaande collegejaar te bewaren, waarin ook de gegevens van uitgeschreven leden staan. Dit is bedoeld om fouten in de nieuwe ledenlijst te voorkomen en om recente oudleden te kunnen contacteren – mits daar een gegronde reden voor is. Een uitzondering op de regel zijn de persoonsgegevens van oudbesturen, die vijf jaar worden bewaard na uitschrijving. Als het huidige bestuur contact op wil nemen met oudbesturen om informatie, verheldering of advies te verkrijgen is zij hiertoe in staat. Van oudbesturen blijven de namen van de leden evenals een groepsfoto bewaard op de website. Deze kunnen worden verwijderd of geanonimiseerd op aanvraag.

Het mailarchief wordt 5 jaar bewaard, zodat het huidige bestuur de communicatie van haar voorgangers kan inzien. Het is wenselijk om het archief langer dan 2 jaar te bewaren, zodat afspraken en activiteiten van vóór die tijd niet verloren gaan en desgewenst herhaald of hernieuwd kunnen worden. Voor oudleden betekent dit dat hun emailadres langer bewaard kan blijven dan 2 jaar. Andere persoonsgegevens zullen maximaal 2 jaar na uitschrijving verwijderd worden. 

Fiscale gegevens worden, middels de wet, 7 jaar bewaard.

Gegevens die voor een specifieke activiteit worden opgevraagd, zoals dieetwensen, worden door de organiserende instantie verwijderd na het plaatsvinden van de betreffende activiteit. 

Foto’s van activiteiten zullen 5 jaar op de site bewaard blijven, alleen toegankelijk voor de leden. Oudere foto’s worden opgeslagen op een vergrendelde externe harde schijf, die alleen voor het bestuur toegankelijk is. 

Wat zijn uw rechten?
1. Inzage/rectificatie
U heeft te allen tijde het recht om de door studievereniging T.W.I.S.T. bewaarde gegevens in te zien en om rectificatie aan te vragen wanneer er iets niet klopt in de administratie of uw situatie veranderd is. Rectificatie kan aangevraagd worden door een formulier, dat op de website te vinden is, in te vullen met de correcte gegevens en deze op te sturen naar secretaris@studieverenigingtwist.nl. U kunt een overzicht van uw gegevens opvragen bij hetzelfde e-mailadres.

2. Bezwaar en klachten
Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen het verzamelen van persoonsgegevens. Indien de grond van studievereniging T.W.I.S.T. zwaarder weegt dan het bezwaar, kan de vereniging ervoor kiezen om het verwerken voort te zetten. Een bezwaar of klacht wordt geadresseerd aan het bestuur, maar kan ook (mocht het betreffende lid anoniem willen blijven) bij de Raad van Advies worden gedeponeerd.

3. Vergeten

Ieder lid heeft het recht om vergeten te worden. De originele bron van de gegevens zal blijven bestaan, maar informatie waarmee een individu te identificeren is zal worden verwijderd. Op deze manier bestaat er geen link meer tussen het individu en bepaalde informatie. In dit geval zal het lidmaatschap per direct worden beëindigd. 

Verstrekking van gegevens
Wanneer een persoon niet instemt met het verstrekken van gegevens die nodig zijn voor de ledenadministratie, kan deze persoon geen lidmaatschap verkrijgen. Studievereniging T.W.I.S.T. behoudt zich het recht om een inschrijving te weigeren wanneer de benodigde gegevens niet worden verstrekt of er niet akkoord is gegaan met het privacybeleid of de Algemene Voorwaarden. 

Meldplicht bij een datalek
Studievereniging T.W.I.S.T. heeft een meldplicht als er sprake is van een datalek. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat er zorgvuldiger omgegaan wordt met persoonsgegevens en dat de beveiliging hiervan in orde is. Er is sprake van een datalek als er verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens (zoals bovenaan beschreven) plaatsvindt. Mocht een datalek plaatsvinden, dan is vereniging T.W.I.S.T. verplicht dit te melden aan haar leden.